Een zorgeloze bedrijfsverhuizing
Jaarlijks verhuizen ongeveer zo’n 18.000 bedrijven en overheidsinstellingen in Nederland. Dit is ongeveer 4 procent van de bedrijvenpopulatie. Als organisatie is het van belang dat je goed bekijkt en vergelijkt welke aanbieder het beste bij jouw verhuizing past. Een zorgeloze zakelijke verhuizing begint bij een overzichtelijk draaiboek, met daarin een verhuischecklist, inventarislijst, planning, logistieke afspraken en verhuisinstructies. Het is verstandig om samen met je medewerkers al enkele voorbereidingen te treffen. Zo kun je namelijk vooraf al in kaart brengen welke wensen en behoeften er zijn. Bovendien kun je zelf al inventariseren welke spullen mee moeten én in welke nieuwe ruimte de spullen dienen te komen.
Een Erkende Verhuizer gespecialiseerd in een bedrijfsverhuizing helpt je van begin tot eind voor een soepel verloop. Met een heldere planning en zorgvuldige aanpak ben je verzekerd van een deskundige en veilige bedrijfsverhuizing.
Wat komt er kijken bij een bedrijfsverhuizing?
Er komt veel kijken bij een bedrijfsverhuizing. Niet alleen de complete inboedel moet van A naar B worden verplaatst, ook personeel verhuist natuurlijk mee. Bovendien heb je te maken met het nodige papierwerk. Een ander belangrijk punt heeft te maken met de bedrijfsactiviteiten. Tijdens een bedrijfsverhuizing wil je namelijk zoveel en zo goed mogelijk met deze activiteiten doorgaan. Wanneer dit niet mogelijk is, brengt dit onnodige financiële schade met zich mee. Bovendien mag duidelijke communicatie naar klanten of externe partners niet ontbreken.
Uiteraard hebben Erkende Verhuizers ruime ervaring met het opstellen van dit soort plannen. Zij kunnen hierbij dus altijd ondersteunen. Met hun hulp ben je verzekerd van een vlotte en zorgeloze bedrijfsverhuizing, uitgevoerd door expert met jarenlange kennis en ervaring.
Wat kost een bedrijfsverhuizing?
De kosten voor een zakelijke verhuizing kunnen erg uiteenlopen. Iedere bedrijfsverhuizing is immers uniek en vraagt om een andere aanpak. Het totale kostenplaatje is afhankelijk van een aantal factoren:
- Bedrijfsinventaris
De grootte van jouw bedrijfsinventaris bepaalt grotendeels de kosten. Dit spreekt voor zich; hoe meer meubilair en verhuisdozen, hoe meer verhuizers en eventuele materialen of hulpmiddelen benodigd zijn.
- Aantal verhuizers, verhuiswagens en eventueel verhuismateriaal
Zoals gezegd, het aantal benodigde verhuizers, verhuiswagens en verhuismateriaal is afhankelijk van de grootte van de bedrijfsinventaris. Toch staat meer verhuizers niet per se gelijk aan hogere kosten. Vele handen maken immers licht werk, dit kan veel tijd schelen. Laat het verhuisbedrijf je hierin goed adviseren over wat het efficiëntste is.
- Voorrijkosten
Kies je een verhuizer in de buurt, dan bespaar je op voorrijkosten. Bedenk goed wat de te overbruggen afstand is voor jouw zakelijke verhuizing en vergelijk meerdere verhuizers in de omgeving van je huidige én nieuwe locatie. Zo kun je namelijk gemakkelijk en snel geld besparen.
- Extra diensten
Help je zelf mee bij de bedrijfsverhuizing of besteed je het van A tot Z uit? Verhuizers kunnen je in alle opzichten ontzorgen. Van het (de)monteren van meubilair en het inpakken van materialen tot aan opslag, stort of archivering. Dit brengt uiteraard extra kosten met zich mee.
Het is goed om te weten dat de kosten voor een zakelijke verhuizing gedeeltelijk fiscaal aftrekbaar zijn. Meer informatie over de voorwaarden lees je op de website van de Rijksoverheid.
Zelf een bedrijfsverhuizing uitvoeren?
Ben jij van plan om zelf een bedrijfsverhuizing uit te voeren? Bijvoorbeeld met het hulp van je personeel of medewerkers? Dan hebben we een aantal aandachtspunten of tips voor een bedrijfsverhuizing op een rijtje gezet zodat je goed voorbereid aan de slag kunt. Een bedrijfsverhuizing is namelijk niet zo maar iets wat je 'tussendoor' doet. Je zult met een hoop zaken rekening dienen te houden. De checklist kan gebruikt worden voor vele verschillende type bedrijfsverhuizingen, denk aan:
- Kantoorverhuizingen
- Museumverhuizingen
- Zorginstellingen
- Magazijn verhuizingen
- Archief of bibliotheek verhuizingen
- ICT-apparatuur verhuizen
Noem een verhuiscoördinator
Dit is het centrale aanspreekpunt voor, tijdens en na de verhuizing. Stel zo nodig samen met de coördinator een team samen met de verantwoordelijkheid voor de verhuizing. De coördinator zorgt voor een goede planning, een draaiboek en zorgt ervoor dat veel taken al voorafgaand aan de verhuizing worden uitgevoerd.
Checklist taken ruim voor de verhuizing
- Indelingsplan voor nieuwe locatie maken: waar moeten alle spullen naartoe? Waar moeten lichtpunten of stroompunten komen? Waar komen de nieuwe werkplekken? Etc.
- Verhuismaterialen, zoals dozen, beschermfolie of verhuisdekens, bestellen
- Verhuisdozen ver van te voren aan de medewerkers ter beschikking stellen zodat zij alvast kunnen beginnen met hun eigen spullen te verzamelen en in te pakken of weg te gooien
- Eventuele vergunningen of tijdelijke ontheffingen aanvragen in het geval van een verhuiswagen (met parkeervergunning) of verhuislift huren
- Verhuisplan opstellen: wie doet wat en wanneer?
- Afspraken maken met partijen waar je wellicht spullen van least of huurt, indien zij alleen die spullen mogen verplaatsen. Denk aan een koffiezetapparaat of kopieermachine.
- Omgeving (zowel op het oude als het nieuwe adres) inlichten in het geval van verwachte overlast
- Indelingsplan maken voor nieuwe locatie
Checklist taken net voor of tijdens de verhuizing
- Uitvoering van het verhuisplan, met daarin de verschillende rollen en verantwoordelijkheden per individu
- Schoonmaken van de nieuwe locatie voor het inruimen
- Beschermfolie aanbrengen op de vloeren
- Grotere meubelstukken inpakken met beschermfolie, met name scherpe hoeken ter bescherming van vloeren, liften, muren, etc.